Home » Templates voor mails en brieven – schrijftip 2 van 10

Templates voor mails en brieven – schrijftip 2 van 10

3 voordelen van templates voor mails en brieven

Gebruik jij al een stramien voor alledaagse e-mails en brieven?

Veel ondernemers typen voor dezelfde situatie keer op keer een nieuwe mail of brief. Wil je meer werk gedaan krijgen in minder tijd? Schrijf templates voor veelvoorkomende mails en brieven. Dit levert je absoluut tijdswinst op. Daarnaast borg je de kwaliteit en de uitstraling van je communicatie.

Afbeelding met een zandloper en een handvol bankbiljetten
Werken met templates voor mails en bieven = tijd besparen en consistentie vergroten.

Definitie template

Een template is een stramien waarin de inhoud en de vorm zijn vastgelegd. De inhoud gaat over de boodschap (de tekst). Deze is voor 95% af. De resterende 5% is flexibel en pas je in een mum van tijd aan op de ontvanger en de situatie. Bij de vorm kan je denken aan de huisstijlelementen zoals het lettertype, de lettergrootte, je logo en de schrijfstijl.

 

Voordeel 1: je bespaart tijd met templates 

Je buigt je hoofd 1 keer over de opbouw en de inhoud van een template. Daarna is de template af en kun je deze oneindig vaak gebruiken. Zo voorkom je dat je steeds opnieuw het wiel uitvindt. Je werkt slimmer in plaats van harder. De tijd die je gewonnen hebt, kun je besteden aan andere belangrijke activiteiten.

 

Voordeel 2: je brieven en mails hebben altijd dezelfde kwaliteit

Het tweede voordeel van het werken met templates heeft te maken met ‘controle’. Je houdt door het gebruik van templates eenvoudig grip op de kwaliteit. Stel, je hebt 3 medewerkers in dienst. Gebruiken zij templates, dan weet je zeker dat iedereen hetzelfde zegt. Zo kun je verwachtingen van klanten beter managen. Ook voorkom je misverstanden. Daarnaast borg je dat de boodschap consistent is en overeenkomt met beloftes die je doet op de website en in folders.

 

Voordeel 3: je communicatie is consistenter en herkenbaarder voor klanten

De lay-out van de templates voldoet aan je huisstijl en de tekst is geschreven in de tone of voice van je bedrijf. Je klanten vinden dit fijn omdat ze jou direct herkennen aan je consequente en verzorgde uitstraling. Herkenning leidt tot vertrouwen en dat zorgt voor ontspanning. Dit is exact wat je wilt bereiken. Simpelweg omdat je ontspannen klanten makkelijker beïnvloedt: zij zijn sneller geneigd om te doen wat jij vraagt.

 

Op de afbeelding zie je een rekenmachine en munten en bankbiljetten
Herkenbaarheid en consistentie zorgen voor ontspanning. Als klanten ontspannen zijn, kan je ze makkelijker beïnvloeden.

 

Inspiratie: situaties waarin een template handig is

Je gebruikt templates voor mails en brieven onder andere voor:

  • afspraakbevestigingen
  • het voorstellen van je bedrijf (pitch)
  • informatie-aanvragen
  • offertes
  • orderbevestigingen
  • inloggegevens
  • onboarding (wat kun je verwachten als je klant bent)
  • een stappenplan na aankoop
  • voortgangsrapportages
  • facturen
  • betalingsherinneringen
  • uitnodigingen (bijvoorbeeld om een review te geven of voor een event)
  • bevestiging van inschrijving
  • verlenging abonnement
  • ontvangstbevestigingen (bijvoorbeeld aanleveren gegevens, benodigde documenten en sollicitatie)

 

Aan de slag

Wil je tijd besparen en de kwaliteit van je alledaagse mails en brieven borgen? Ga aan de slag met templates. Heb je weinig tijd of wil je assistentie? Mail of bel 06 519 627 94 voor info. Ik schreef al meer dan 100 templates voor DTG.

 

Groet en een fijne dag,

Liesbeth

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.