Terug naar home » Schrijftips » Standaardtekst voor mails en brieven

Standaardtekst voor mails en brieven

Gebruik jij al tekstblokken en standaardteksten voor mails en brieven?

Veel mensen typen voor dezelfde situatie steeds nieuwe klantcommunicatie. Dat kan slimmer. In dit artikel ontdek je 3 voordelen van standaardtekst voor e-mails en brieven.

Gebruik standaardteksten voor alledaagse mails en brieven


Voordeel 1: efficiënter werken

Je buigt je hoofd 1 keer over de boodschap. Daarna schrijf je de tekst. Deze kun je vervolgens oneindig vaak gebruiken. Zo werken jij en je team slimmer in plaats van harder.

 


Voordeel 2: altijd de juiste boodschap

Stel, je hebt 5 klantenservicemedewerkers of accountmanagers. Als iedereen net even andere beloftes doet in zakelijke mails en brieven, dan wordt het een ratjetoe.

Daarnaast heeft ieder mens zo zijn eigen kwaliteiten. Dat we op school leren schrijven, betekent niet dat we allemaal heldere klantcommunicatie uit ons toetsenbord kunnen toveren.

met standaardteksten borg je de kwaliteit

 


Voordeel 3: herkenbaar en consistent

Je schrijft de standaardtekst voor de mails en brieven in de tone of voice van je bedrijf. Klanten herkennen je schrijfstijl. Ze zien meteen dat jij de afzender bent. Dat geeft hen vertrouwen en biedt jou de kans om de relatie uit te bouwen. 


In welke situaties is een standaardtekst handig?

Basisteksten of standaardtekstblokken werken perfect voor:

  • afspraakbevestigingen
  • een bedrijfsomschrijving
  • respons op informatie-aanvragen
  • offertes
  • orderbevestigingen
  • inloggegevens
  • klachtafhandeling
  • welkomstmails
  • handleidingen
  • voortgangsrapportages
  • uitnodigingen om een review te schrijven
  • ontvangstbevestigingen (bijvoorbeeld aanleveren gegevens, benodigde documenten en sollicitatie)
  • facturen
  • betalingsherinneringen
  • aanmaningen
  • het melden van onderhoud
  • statusupdates
  • afwezigheidsmeldingen

De voordelen op een rij

Met standaardteksten of vaste tekstblokken voor e-mails en brieven:

  • bespaar je tijd
  • voorkom je misverstanden
  • kom je betrouwbaarder over

De teksten voor je brieven en mails laten schrijven

Wil je professionele teksten? Of heb je al zakelijke brieven en mails op de plank liggen en wil je deze laten controleren? Neem contact op, dan praten we verder.

Nu kennismaken

 

Bijvoorbeeld de klantenservice, salesafdeling en het HR-team van online marketingbedrijf DTG (sinds kort Youvia) en Habermehl gingen je voor.

 

Groet en een fijne dag,

Lies

Eén reactie

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *