Gebruik jij al tekstblokken en standaardteksten voor mails en brieven?
Veel bedrijven typen voor dezelfde situatie steeds nieuwe e-mails en brieven. Medewerkers verliezen kostbare tijd omdat zij het wiel telkens opnieuw uitvinden. Dat kan slimmer! In dit artikel ontdek je 3 voordelen van standaardtekst voor zakelijke e-mails en brieven.
Omdat sommige mensen jeuk van het woord ‘standaard’ krijgen, ligt ik dit graag kort toe. Standaard betekent in deze context dat je een solide basis neerzet die je met wat kleine aanpassingen steeds kunt hergebruiken.
Voordeel 1: efficiënter werken
Je buigt je hoofd 1 keer over de boodschap. Daarna schrijf je de basistekst. Deze kun je vervolgens oneindig vaak gebruiken en eenvoudig klantspecifiek maken. Je bewaart de teksten op een centrale plek of in een systeem waar iedereen bij kan. Zo werken jij en je team slimmer in plaats van harder.
Voordeel 2: altijd de juiste boodschap
Stel, je hebt 5 klantenservicemedewerkers of accountmanagers. Als iedereen iets anders belooft in zakelijke mails en brieven, dan wordt het een ratjetoe.
Daarnaast heeft ieder mens andere kwaliteiten. Dat we op school leren schrijven, betekent niet dat we allemaal heldere klantcommunicatie uit ons toetsenbord toveren.
Voordeel 3: herkenbaar en consistent
Je schrijft de standaardtekst voor de mails en brieven in de tone of voice van je bedrijf. Klanten zien meteen dat jij de afzender bent omdat ze de schrijfstijl herkennen. Dat geeft hen vertrouwen en biedt jou de kans om de relatie uit te bouwen.
In welke situaties is een standaardtekst handig?
Basisteksten of standaardtekstblokken werken perfect voor:
- afspraakbevestigingen
- een bedrijfsomschrijving
- respons op informatie-aanvragen
- offertes
- orderbevestigingen
- inloggegevens
- klachtafhandeling
- welkomstmails
- handleidingen
- voortgangsrapportages
- uitnodigingen om een review te schrijven
- ontvangstbevestigingen (bijvoorbeeld aanleveren gegevens, benodigde documenten en sollicitatie)
- facturen
- betalingsherinneringen
- aanmaningen
- het melden van onderhoud
- statusupdates
- afwezigheidsmeldingen
De voordelen op een rij
Met standaardteksten of vaste tekstblokken voor e-mails en brieven:
- bespaar je tijd
- voorkom je misverstanden
- kom je betrouwbaarder over
De teksten voor je brieven en mails laten schrijven
Meer weten over dit onderwerp? Of heb je al zakelijke brieven en mails op de plank liggen en wil je weten hoe je deze kunt verbeteren? Neem contact op, dan praten we verder.
Nu kennismaken
Bijvoorbeeld online marketingbedrijf DTG (sinds kort Youvia) en Habermehl gingen je voor.
Groet en een fijne dag,
Lies