Home » Sneller antwoord krijgen op mails

Sneller antwoord krijgen op mails

8 tips waardoor je sneller reactie krijgt op je e-mails

Schrijftip 4 van 10

 

Vind je het fijn om sneller antwoord te krijgen op zakelijke mails? En wil je weten hoe je hier meer grip op krijgt? Pas deze 8 tips toe. Daardoor vergroot je de effectiviteit van je zakelijke mails.

 8 schrijftips waardoor je sneller antwoord op mails krijgt

Kies een heldere onderwerpsregel

De effectiviteit van je mails vergroten, begint bij het onderwerp. Zorg dat de onderwerpsregel concreet is zodat de mail opvalt en de ontvanger ziet waar het bericht over gaat. Zo vergroot je de kans dat jouw bericht opvalt in de inbox van de ontvanger.

Voorbeelden

  • ‘Graag je feedback op de verkoopbrochure’ is duidelijker dan ‘Brochure’
  • ‘Afspraak opname bedrijfsvideo op 15 maart’ is helderder dan ‘Afspraak’

 

Bepaal het doel van de mail en houd het kort

Het helpt als je bedenkt wat je wilt bereiken en pas daarna typt. Houd je doel voor ogen en blijf bij het onderwerp. Wees kort en bondig. Dit doe je door snel ter zake te komen en het aantal alinea’s te beperken. Schrap woorden die niets toevoegen.

 Tip

Pak de telefoon of spreek elkaar face to face als het onderwerp gevoelig ligt of je veel te bespreken hebt.

 

Zeg wat je nodig hebt en wanneer

Wees duidelijk: geef aan wat je nodig hebt of verwacht. Heb je morgen een antwoord nodig, of kan het over 4 dagen? In veel mails ontbreekt deze informatie.

Tip

Bij spoed werkt het prettiger om te bellen of langs te lopen.

Bepaal het doel van je mail voordat je begint te typen en blijf bij het ondewerwerp

Geef de ontvanger een reden om te reageren

Gebruik het woord ‘omdat’. Zo beïnvloed je het gedrag van de ontvanger: de bereidwilligheid om te antwoorden stijgt direct.

 

Maak je mail scanbaar

Plaats een kopje boven iedere alinea en gebruik bulletpoints voor opsommingen omdat je tekst daardoor makkelijker leest.

 

Geef bijlagen een logische naam

Help de ontvanger en geef attachments een passende naam.
Bijvoorbeeld ‘Offerte Door Lies 20180308’ in plaats van ‘Doc 1’.

Geef bijlagen bij je mail een logische naam

Doublechecken

Foutjes geven een rommelige indruk en leiden soms tot misverstanden. Lees je mail daarom door voor verzending.

 

E-mailadres als laatste toevoegen

Laatst ontving een klant per ongeluk een mail van mij die half af was. Zo knullig. Sindsdien typ ik eerst de tekst en voer daarna het e-mailadres in.

 

Meer schrijftips?

Houd de site in de gaten. Ik plaats iedere week een nieuw artikel.

 

Groet en een fijne werkdag,

Liesbeth

 

PS Feedback is welkom

2 reacties

  1. Paul Smit zegt:

    Even een plaagstootje. Doublechecken: Foutjes geven een rommelige indruk “geven” en leiden soms tot misverstanden.

    Helaas is het niet gelukt om spam te bestrijden. Dus ontvangen ondernemers en particulieren elke dag ongewenste, zakelijke mailtjes. De kans dat je mail in de spambox raakt is daarom groot. Je stipt hierboven terecht aan dat bellen soms beter is. Maar als je 300 modebewuste mensen wil uitnodigen voor een modeshow is bellen ondoenlijk. De oplossing is een berichtje plaatsen op Facebook of Instagram. Merkwaardig is dat een schrijf- of spelfoutje in een mail door de ontvanger storend wordt ervaren maar dezelfde fout niet of nauwelijks in een berichtje op Facebook of Instagram.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.