Terug naar home » Schrijftips » Sneller antwoord op mails krijgen

Sneller antwoord op mails krijgen

Hoe sneller antwoord op mails krijgen?

Lang op antwoorden wachten en collega’s en achter hun broek zitten nadat je een bericht hebt gestuurd, is frustrerend. Dat kan anders. Pas deze 8 tips toe als je sneller antwoord op je mails wilt .

 8 schrijftips waardoor je sneller antwoord op mails krijgt


1. Wees duidelijk over het onderwerp

De effectiviteit van je mails vergroten, begint bij het onderwerp. Zorg dat het onderwerp helder is  zodat je mail opvalt en de ontvanger ziet waar het bericht over gaat. Zo geef je de ontvanger een reden om de mail te openen. Daarnaast verklein je de kans dat men jouw bericht over het hoofd ziet.

Voorbeelden

  • Graag je feedback op de verkoopbrochure’ is duidelijker dan ‘Brochure
  • Afspraak opname bedrijfsvideo op 15 maart’ is helderder dan ‘Afspraak

2. Bepaal het doel van de mail en houd het kort

Mails die wollig zijn, worden vaak opzij gelegd.  Je collega’s en leveranciers haken af als jij langdradig of onduidelijk bent omdat het hen meer tijd kost om te doorgronden wat jij bedoelt of nodig hebt.

1. Wees kort en bondig.
2. Geef aan wat de aanleiding is.
3. Blijf bij het onderwerp.
4. Beperk het aantal alinea’s.
5. Schrap woorden die niets toevoegen.

Advies
Pak de telefoon of spreek elkaar face-to-face als het onderwerp gevoelig ligt of je veel te bespreken hebt.


3. Zeg wat je nodig hebt en wanneer

Wees duidelijk. Heb je morgen een antwoord nodig, of kan het over 4 dagen? In veel mails ontbreekt de deadline.
Heb je haast, dan werkt het prettiger om te bellen of langs te lopen als dat kan.

 

Sneller antwoord krijgen op mails door je op 1 doel te focussen


4. Geef de ontvanger een reden om te reageren

Gebruik het woord ‘omdat’. Omdat is een krachtig woord. Zodra we dit woord lezen, geven onze hersenen aan dat er een feit volgt. Daardoor is het voor de ontvanger logisch om je te geven wat je vraagt.


Voorbeelden

  • Graag ontvang ik je antwoord voor 6 april omdat ik het plan de dag erna in moet leveren.
  • Graag hoor ik welke optie jouw voorkeur heeft omdat ik jouw mening belangrijk vindt.
  • Zou ik vrijdag vrij kunnen krijgen omdat ik nog veel vrije dagen hebt staan.

5. Maak je mail scanbaar

Plaats een kopje boven iedere alinea en gebruik bulletpoints voor opsommingen omdat je tekst daardoor makkelijker leest.


6. Geef bijlagen een logische naam

Help de ontvanger en geef attachments een passende naam.
Bijvoorbeeld ‘Offerte webtekst Ontroerend Verkoopstyling – Door Lies’ in plaats van ‘Doc 1’.

Geef bijlagen bij je mail een logische naam

 


7. Foutjes voorkomen

Foutjes geven een rommelige indruk en leiden soms tot misverstanden. Dat wil je natuurlijk voorkomen.
Lees je mail daarom door voordat je op ‘verzenden’ klikt. Schrap alles wat niet aan je doel bijdraagt en haal dat ene spel- of tikfoutje uit je tekst.


8. E-mailadres als laatste toevoegen

Laatst ontving een klant per ongeluk een mail van mij die half af was. Zo knullig.
Sindsdien typ ik eerst de tekst. Pas daarna voer ik het e-mailadres in.


Aan de slag met sneller antwoord op mails krijgen

Stel, dat je op 50% van je mails sneller een reactie krijgt. Klinkt goed? Start vandaag nog met het toepassen van deze 8 tips. Ik weet zeker dat je verstelt staat van het resultaat.

Zit je met een ingewikkelde mail en kan je een frisse blik van buitenaf gebruiken, neem gerust contact op.

Groet en een fijne werkdag,

Liesbeth

PS Bedenk altijd of e-mail het juiste kanaal is. Lees hier wanneer e-mail wel en wanneer juist niet handig is.

 

2 reacties

  1. Paul Smit zegt:

    Even een plaagstootje. Doublechecken: Foutjes geven een rommelige indruk “geven” en leiden soms tot misverstanden.

    Helaas is het niet gelukt om spam te bestrijden. Dus ontvangen ondernemers en particulieren elke dag ongewenste, zakelijke mailtjes. De kans dat je mail in de spambox raakt is daarom groot. Je stipt hierboven terecht aan dat bellen soms beter is. Maar als je 300 modebewuste mensen wil uitnodigen voor een modeshow is bellen ondoenlijk. De oplossing is een berichtje plaatsen op Facebook of Instagram. Merkwaardig is dat een schrijf- of spelfoutje in een mail door de ontvanger storend wordt ervaren maar dezelfde fout niet of nauwelijks in een berichtje op Facebook of Instagram.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *